为加强和完善机构编制档案管理，有效发挥档案服务功能，孝感市编办及时安排部署，认真开展2016、2017年度机构编制档案收集、整理、归档等相关工作，努力实现机构编制档案文献管理规范化、标准化、信息化。
一是周密安排，明确责任。办领导高度重视此项工作，多次召开专题办公会，对档案整理工作进行部署和调度，明确一名班子成员主抓和组织实施，从分类整理、装订归档到保管利用等环节都提出了具体要求。根据责任分工，明确7名工作人员具体承担档案整理各项工作，制定编办机关档案整理时间表，每周汇总整理工作进度。严格按照编办系统归档“三合一制度”对收集的文件资料进行分类整理和立卷归档，按时间节点步步推进，同步推进机构编制档案数据库建设，为今后快速、高效、方便的电子化查询打牢坚实基础。
二是注重学习，提高效率。针对档案整理人员业务知识水平薄弱、实操经验缺乏的实际，把学习国家档案局8号令、《湖北省档案管理条例》等法律法规和档案管理等相关专业知识贯穿于档案整理全过程。5月14日，组织专班人员到档案管理部门进行现场观摩学习。5月21日，邀请专业人员到我办开展专题授课，讲解整理规范方式和技巧，对不符合规定的地方及时进行修改，做到各道工序规范到位、分类准确、编排有序、符合标准，少走弯路。
三是严格标准，保证质量。严格按照文书档案整理规定和标准，对2016、2017年度收集的文件资料进行分类整理、装封、编号、编目、修整、装订、装盒、电脑录入等操作，确保整理过程中每个步骤标准高、要求严、质量好。对一部分往年未归档的重要文件，重新梳理、保存。在初步整理完成后，分管领导进行总体把关，确保归档文件分类准确、材料完整，减少差错率，有效杜绝了返工重整的现象发生。在整理纸质档案的同时，各科室也将本科室档案全部电子化扫描备份留存，实现了档案存放双保险。
四是强化保障，加强管理。专门配备档案整理专用电脑、扫描仪、打印机等硬件设施，确保该项工作保质保量顺利推进。设立专门档案储藏室，由专人进行管理，在档案室建设资金投入、设备更新维护等方面给予优先倾斜，所有纸质档案分类归档后，移交档案室储藏保管。建立健全机关文书档案管理制度，制定档案管理员职责、档案保管制度、档案查阅制度、档案室保洁卫生制度，提升了档案管理的科学化、制度化水平，有效发挥档案的服务功能，推动机构编制整体工作。
